Il Collegato Lavoro (
legge n. 203/2024) prevede la possibilità di svolgere i procedimenti di conciliazione in materia di lavoro in modalità telematica e tramite collegamenti audiovisivi. Si tratta di una procedura già sperimentata durante la pandemia da Covid-19 per snellire e velocizzare le pratiche. In attesa del decreto interministeriale Lavoro-Giustizia, che definirà le regole tecniche per l’adozione delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione per lo svolgimento delle conciliazioni, è possibile analizzare il funzionamento della procedura.
Il Collegato Lavoro (legge n. 203/2024), reca varie misure e, tra queste, prevede la possibilità di svolgere i procedimenti di conciliazione in materia di lavoro (di cui agli artt. 410, 411 e
412 ter c.p.c.) in modalità telematica e tramite collegamenti audiovisivi. Tale modalità non è obbligatoria ma resta soltanto una possibilità che consente lo snellimento e la rapidità delle procedure.
412 ter c.p.c.) in modalità telematica e tramite collegamenti audiovisivi. Tale modalità non è obbligatoria ma resta soltanto una possibilità che consente lo snellimento e la rapidità delle procedure.
La norma del Collegato Lavoro
La legge n. 203/2024, Collegato lavoro, all’art. 20 prevede la possibilità di svolgere i procedimenti di conciliazione in materia di lavoro (artt. 410, 411 e 412 ter c.p.c.) in modalità telematica e tramite collegamenti audiovisivi. La modifica procedurale, di assoluto rilievo, non è però immediatamente esecutiva ma dovremo attendere un decreto interministeriale Lavoro-Giustizia, da emanare entro 12 mesi dall’entrata in vigore della norma, sentiti l’Agenzia per l’Italia digitale e il Garante per la protezione dei dati personali per i profili di sua competenza.
Il decreto dovrà definire le regole tecniche per l’adozione delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione per lo svolgimento in modalità remota delle conciliazioni in argomento.
Conciliazioni a distanza: una procedura già sperimentata
Al fine di offrire un primo quadro di analisi della procedura, si osserva che lo svolgimento delle conciliazioni di lavoro a distanza, tramite piattaforme che consentono il collegamento audiovisivo, non è una novità.
Come molti ricorderanno, durante il periodo della pandemia Covid-19, per fronteggiare i problemi legati all’emergenza sanitaria, l’art. 12-bis del D.L. 16 luglio 2020, n. 76 (norme per la semplificazione e innovazione digitale), introdusse un modello conciliativo assolutamente innovativo che si affrancava dalla presenza delle parti per favorire lo svolgimento da remoto.
In particolare, la norma del 2020 ha previsto che le procedure amministrative o conciliative di competenza dell’Ispettorato nazionale del lavoro che presuppongono la presenza fisica dell’istante, individuate con provvedimento del direttore, possono essere effettuate attraverso strumenti di comunicazione da remoto che consentano in ogni caso l’identificazione degli interessati o dei soggetti dagli stessi delegati e l’acquisizione della volontà espressa. In tali ipotesi il provvedimento finale o il verbale si perfeziona con la sola sottoscrizione del funzionario incaricato.
Con nota n. 192 del 18 maggio 2020, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) ha fornito le proprie indicazioni, partendo dalle esigenze di distanziamento imposte dall’emergenza sanitaria per poi accogliere con favore le novità, in un’ottica di maggior snellezza delle procedure, anticipando altresì che lo stesso Ispettorato intende perfezionare l’adozione di specifici applicativi e dotazioni informatiche, al fine di garantire la validità e l’efficacia dell’atto di conciliazione.
L’INL ha inoltre precisato che tali modalità di svolgimento dell’attività conciliativa possono costituire una valida alternativa anche una volta terminata l’emergenza pandemica. Dalla disposizione del Collegato Lavoro, quindi, emerge da parte del legislatore la volontà di cristallizzare una prassi già diffusa, con l’intento di pervenire ad un insieme di regole che garantiscano maggior uniformità e certezza.
Svolgimento della procedura
Con nota prot. 9740 del 30 dicembre 2024, l’INL ha sottolineato che l’art. 12-bis del D.L. n. 76/2020, convertito con la legge n. 120/2020, già prevede la possibilità di ricorrere a strumenti di comunicazione da remoto in relazione ad alcune procedure di competenza dell’Ispettorato.
Nelle more dell’emanazione del decreto interministeriale previsto dal secondo comma dell’art. 20 del Collegato Lavoro, nulla cambia per le attività di competenza dell’INL, e continuano a trovare applicazione le regole fissate nel decreto direttoriale n. 56 del 22 settembre 2020 e nella circolare del 25 settembre 2020, n. 4 (è la stessa norma a prevedere che, fino alla data di entrata in vigore del decreto di prossima emanazione, continuano ad applicarsi le modalità vigenti).
Quali sono quindi queste modalità? Circa lo svolgimento della conciliazione da remoto, con la circolare n. 4 del 25 settembre 2020, l’INL ha innanzitutto chiarito che le condizioni imprescindibili e idonee a garantire alle conciliazioni a distanza la medesima efficacia delle procedure effettuate in presenza sono:
– l’identificazione degli interessati o di soggetti da essi delegati;
– l’acquisizione della loro volontà espressa.
Come ulteriore forma di semplificazione, la stessa circolare richiama la parte in cui la norma dispone che “il provvedimento finale o il verbale si perfeziona con la sola sottoscrizione del funzionario incaricato”. Venendo alle modalità operative, ai fini della corretta attuazione della procedura, l’INL individua dapprima l’applicativo da utilizzare (Microsoft Teams, perché già in dotazione agli uffici), in attesa di nuovi applicativi; successivamente, definisce le fasi più dettagliatamente.
In primo luogo, l’ufficio invia uno specifico invito alla/e parte/i richiedente/i e, se già conosciuto, al soggetto che presta eventualmente assistenza.
Nell’invito sono indicati:
– la data e l’ora fissate per l’incontro e le condizioni di partecipazione su piattaforma Microsoft teams;
– il termine entro il quale deve essere fatta pervenire l’adesione all’invito, eventualmente anche a mezzo e-mail;
– il fatto che la verbalizzazione sarà effettuata esclusivamente dal funzionario addetto previa condivisione del testo sulla piattaforma Microsoft Teams (funzione condividi schermo);
– la circostanza che non si può procedere alla registrazione della riunione.
Nell’invito, al quale viene allegata anche l’informativa privacy, è inoltre richiesto che, entro e non oltre i sette giorni antecedenti alla data stabilita:
– sia trasmesso il documento di identità del soggetto istante o del professionista che interviene per delega/procura, qualora non già allegato alla richiesta;
– sia comunicato l’indirizzo di posta elettronica attraverso il quale l’istante ed il soggetto che eventualmente lo assiste parteciperanno alla riunione, insieme ad un recapito telefonico da contattare in caso di necessità;
– sia fatta pervenire una dichiarazione, ai sensi dell’art. 46 del D.P.R. n. 445/2000, del possesso dei poteri di rappresentanza del soggetto che interviene per conto dell’impresa o della procura per chi interviene in luogo del rappresentante dell’impresa e sia fatta pervenire la delega/procura del professionista che interviene in luogo della parte.
Una volta ricevuta l’adesione, l’Ufficio provvederà ad inviare alle parti, tramite posta elettronica, il link di collegamento all’applicativo denominato Microsoft Teams, precisando che in caso di mancata partecipazione alla riunione tramite attivazione del link si provvederà ad espletare un tentativo di contatto telefonico e in caso di esito negativo il funzionario procedente darà atto a verbale dell’assenza della parte istante, archiviando così la richiesta per assenza della parte; analogamente si procederà nel caso in cui l’istante non abbia dato risposta alla e-mail di invito.
Dopo aver ricevuto la risposta nel termine indicato, l’Ufficio invia alla/e parte/i il link di collegamento per consentire l’accesso alla piattaforma audiovisiva, preferibilmente mediante Google Chrome, alla data e all’orario fissati. A fronte della mancata attivazione del link, dopo tentativo di contatto telefonico da parte dell’ufficio, la riunione si chiude con esito negativo per assenza della parte. Di ciò verrà dato atto nel verbale e si procederà all’archiviazione della richiesta.
Analoga procedura è prevista nel caso in cui l’istante non abbia risposto alla e-mail di invito. La parte istante, in riscontro all’invito, può chiedere che la riunione abbia luogo “in presenza”, fornendo le proprie motivazioni. Se queste saranno ritenute fondate, l’ufficio provvederà a programmare nuovamente l’audizione secondo la modalità richiesta dalla parte.
Dopo l’attivazione del collegamento, il funzionario procedente identificherà gli interessati e i soggetti da essi delegati, verificando la corrispondenza tra il documento identificativo precedentemente inviato e quello mostrato all’apertura della videoconferenza (la procedura viene effettuata singolarmente e separatamente per ciascun soggetto intervenuto).
Successivamente, il funzionario procedente rammenta alla/e parte/i il divieto di attivazione della funzione di registrazione nella piattaforma audiovisiva e il divieto di scambio di file nonché dell’attivazione della messaggistica per il tramite della piattaforma stessa, dovendosi a tal fine utilizzare esclusivamente le e-mail.
In caso di mancato rispetto del divieto la riunione sarà interrotta fino a quando la registrazione effettuata non sarà eliminata. Una volta entrati nel merito della riunione e quando sarà terminato l’incontro, il funzionario procederà alla verbalizzazione, dando atto delle modalità di partecipazione da remoto, dell’individuazione delle parti e dell’acquisizione dei loro consensi all’utilizzo di tale procedura e procederà alla sottoscrizione del verbale.
Si sottolinea che il verbale viene sottoscritto dal solo funzionario procedente ed è trasmesso alla e-mail o all’indirizzo di posta elettronica certificata (Pec) indicato dal soggetto interessato.
10 Febbraio 2025
Fonte : WOLTERS KLUWER – Ipsoa Lavoro