A disciplinare le norme concernenti l’obbligo di consegna della busta paga al dipendente è la Legge n. 4 del 5 gennaio 1953, più esplicitamente, l’art. 1 prevede che: “è fatto obbligo ai datori di lavoro di consegnare, all’atto della corresponsione della retribuzione, ai lavoratori dipendenti, con esclusione dei dirigenti, un prospetto di paga in cui devono essere indicati il nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute”.
La normativa attualizzata con il Decreto Legge 25 giugno 2008 n. 112 e convertito, con modificazioni dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, ha abrogato una serie di previsioni normative che prevedevano l’istituzione di una molteplicità di libri obbligatori in materia di lavoro sostituendoli con il LUL (libro unico lavoro), quest’ultima prevede che le singole annotazioni sul prospetto paga devono corrispondere esattamente alle registrazioni eseguite sul LUL, infatti, ai sensi dell’articolo 39, comma 5, D.L. 112/2008, con la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel LUL il datore di lavoro adempie agli obblighi di cui alla L. 4/1953.
La modalità di consegna dei prospetti paga è stata comunque più volte argomento di trattazione. Tradizionalmente la consegna avveniva esclusivamente in forma cartacea e con firma per ricevuta e quietanza da parte del dipendente ma negli anni, anche a seguito di esplicite pronunce da parte del Ministero del Lavoro e con l’utilizzo diffuso di nuove tecnologie informatiche e telematiche si è ravvisata la necessità di modificare e ampliare i tradizionali “canali” di consegna. Infatti, il Ministero del Lavoro, con interpello n. 13 del 2012 estende esplicitamente le modalità di consegna della busta paga, prevedendo l’introduzione di una nuova modalità, oltre alla normale cartacea e a quella certificata tramite invio per PEC (precedentemente sancita previa pronuncia a seguito Interpello n. 1 del 2008, posto allo stesso).
Esattamente, il quesito posto dall’Ordine Nazionale dei Consulenti del Lavoro è stato un esplicita richiesta di possibilità di assolvimento degli obblighi ex art. 1 ed ex art. 3, L. n. 4/1953, da parte di un datore di lavoro privato, oltre mediante l’utilizzo della posta elettronica certificata (PEC), anche attraverso sito web, dotato di un’area riservata con accesso consentito al proprio personale mediante password individuale, il Ministero del Lavoro quindi, richiamando quanto già indicato nell’interpello n. 1 del 2008 riguardo alla possibilità di consegna della busta paga tramite email PEC si è espresso come segue:
“Si ritiene che l’assolvimento degli obblighi di cui agli artt. 1 e 3, Legge n. 4/1953 da parte del datore di lavoro privato possa essere effettuato anche mediante la collocazione dei prospetti di paga su sito web dotato di un’area riservata con accesso consentito al solo lavoratore interessato, mediante utilizzabilità di una postazione internet dotata di stampante e l’assegnazione di apposita password o codice segreto personale.
Nelle suddette ipotesi, per garantire la verifica immediata da parte del lavoratore o comunque gli eventuali accertamenti dell’organo di vigilanza, appare peraltro necessario che della collocazione mensile dei prospetti di paga risulti traccia nello stesso sito”.
Il Ministero ha poi confermato nello stesso interpello la possibilità d inviare le buste paga tramite email non certificata, quindi la normale email.
Infatti ha chiarito che sussiste “la legittimità della consegna del documento anche mediante posta elettronica non certificata”.