Il D.lgs. n. 90/2017 ha abrogato l’obbligo per i Consulenti del Lavoro di istituire e tenere aggiornato un Registro della Clientela a fini Antiriciclaggio (c.d. Registro Antiriciclaggio). A partire dal 4 luglio 2017 i Consulenti del Lavoro non sono più soggetti all’obbligo di gestione del Registro della Clientela soggetti alle relative sanzioni. Permangono, tuttavia, anche per il passato, gli obblighi di conservazione della documentazione (c.d. fascicolo della clientela) ai fini dell’adeguata verifica della clientela.
Obblighi dei Consulenti del Lavoro – I Consulenti del Lavoro sono obbligati al rispetto integrale della disciplina in materia di antiriciclaggio e finanziamento al terrorismo. È prevista, tuttavia, una specifica esenzione dall’obbligo di adeguata verifica, relativa allo svolgimento dell’attività di mera redazione e trasmissione ovvero di sola trasmissione delle dichiarazioni derivanti dagli obblighi fiscali e degli adempimenti in materia di amministrazione del personale.
N.B. Tale esenzione vale solo per gli adempimenti in materia di amministrazione del personale, tralasciando tutta l’attività di consulenza, indivisibile e strettamente necessaria per poter svolgere qualsiasi adempimento.
Ad ogni modo, l’adeguata verifica va comunque effettuata quando:
- vi è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile;
- vi sono dubbi sulla veridicità o sull’adeguatezza dei dati precedentemente ottenuti ai fini dell’identificazione.
Identificazione cliente e titolare effettivo – L’identificazione del cliente e del titolare effettivo è svolta in presenza del medesimo cliente ovvero dell’esecutore e consiste nell’acquisizione dei dati identificativi forniti dal cliente, previa esibizione di un documento d’identità in corso di validità o altro documento di riconoscimento equipollente ai sensi della normativa vigente, del quale viene acquisita copia in formato cartaceo o elettronico.
Il cliente fornisce altresì, sotto la propria responsabilità, le informazioni necessarie a consentire l’identificazione del titolare effettivo. L’obbligo di identificazione si considera assolto anche senza la presenza fisica del cliente solamente nelle fattispecie indicate dal legislatore, vale a dire:
- qualora i dati identificativi risultino da atti pubblici, scritture private autenticate o da certificati qualificati utilizzati per la generazione di una firma digitale associata a documenti informatici;
- qualora i clienti siano in possesso di un’identità digitale, di livello massimo di sicurezza, nell’ambito del Sistema SPID (Sistema pubblico per la gestione delle identità digitali);
- nel caso i dati identificativi dei clienti risultino da dichiarazione della rappresentanza dell’Autorità consolare italiana;
- per i clienti già identificati dal soggetto obbligato in relazione ad un altro rapporto o prestazione professionale in essere, purché le informazioni siano aggiornate e adeguate in rapporto al profilo di rischio in esame;
- per i clienti i cui dati identificativi siano stati acquisiti attraverso forme e modalità idonee, individuate dalle Autorità di vigilanza di settore.
Conservazione della documentazione – I soggetti obbligati conservano copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela e l’originale, ovvero la copia avente efficacia probatoria ai sensi della normativa vigente, delle scritture e registrazioni inerenti le operazioni.
La documentazione conservata deve consentire, quanto meno, di ricostruire univocamente:
- a) la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico;
- b) i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione;
- c) la data, l’importo e la causale dell’operazione;
- d) i mezzi di pagamento utilizzati.
I documenti, i dati e le informazioni acquisiti sono conservati per un periodo di 10 anni dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale.
Contenuto del fascicolo della clientela – Il Consulente del Lavoro istituisce il fascicolo della clientela, in modalità cartacea o telematica, ed ha l’obbligo di conservarlo per 10 anni. Il fascicolo deve contenere:
- copia documento di riconoscimento in corso di validità del cliente e del titolare effettivo;
- fotocopia tesserino codice fiscale (per le persone fisiche);
- fotocopia della certificazione di attribuzione della Partita IVA rilasciata dall’Agenzia delle Entrate (per le persone fisiche);
- fotocopia della certificazione di attribuzione del Codice Fiscale e della Partita IVA rilasciata dall’Agenzia delle Entrate (per le persone giuridiche);
- visura camerale (per le società vanno monitorati periodicamente le quote sociali, i poteri di rappresentanza e le sue limitazioni, l’oggetto sociale, la composizione del CDA);
- verbali di nomina del CDA;
- ulteriore documentazione per l’individuazione del titolare effettivo;
- copia dell’incarico professionale;
- dichiarazioni del cliente sullo scopo e la natura della prestazione richiesta e sui mezzi economici e finanziari per attuarla;
- scheda per l’adeguata verifica della clientela;
- scheda di valutazione del rischio;
- scheda per il controllo del rispetto delle limitazioni dell’utilizzo del contante;
- documentazione relativa alla cessazione dell’incarico;
- eventuale documentazione, possibilmente firmata dal cliente, comprovante l’attività di consulenza sul precontenzioso;
- ogni altro documento o annotazione che il professionista ritenga di conservare.